E-Mail schreiben 101: Wie man 2021 bessere E-Mails schreibt (14+ Möglichkeiten)

Erstklassige E-Mails zu schreiben ist leichter gesagt als getan. Im Gegensatz zu einem Blog-Post oder einer leeren Leinwand haben Sie nur wenige Felder und so viele Charaktere, mit denen Sie spielen können, um ein ansprechendes Meisterwerk zu erstellen.

Wenn Sie es richtig machen, wird Ihre E-Mail bemerkt, geöffnet und angeklickt. Wenn Sie es falsch machen, werden Ihre E-Mails letztendlich ignoriert.

Das Schreiben von E-Mails ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Es ist eine Kunst, weil es Kreativität, Technik und insgesamt gutes Geschichtenerzählen erfordert. Und es ist eine Wissenschaft, denn es gibt Formeln und Best Practices, die Sie befolgen können, um die Kundenbedürfnisse zu treffen und das Engagement zu steigern.

Das Schreiben von E-Mails ist eine Fähigkeit – kein angeborenes Talent. Herausragende E-Mails schreiben zu lernen erfordert Zeit, Übung und ein wenig Know-how.

Egal, ob Sie eine professionelle E-Mail an Ihren Chef, Kollegen oder Kunden oder eine geschäftliche E-Mail an eine Liste von über 100.000 Empfängern schreiben, es gibt universelle Best Practices, um Ihre Nachrichten effektiver zu gestalten – und diese funktionieren auch für andere Formen der Geschäftskommunikation .

Lassen Sie uns zuerst den Punkt durchbohren, dass E-Mail schreiben ist wichtig (vielleicht) – dann werden wir uns mit Best Practices zum Schreiben besserer E-Mails befassen.

Warum das Schreiben von E-Mails wichtig ist (und Daten, um sie zu sichern)

Qualität beim Schreiben von E-Mails ist wichtig, aber nehmen Sie nicht nur unser Wort – sehen Sie, was die Daten aussagen:

• E-Mail-Überlastung Ist echt
• Eingängiger Inhalt Führt zum Handeln
• Leser sind Immer schauen
• Benutzer bilden starke Meinungen Schnell

E-Mail-Überlastung ist real

Benutzer haben eine gesendet durchschnittlich 306 Milliarden E-Mails pro Tag im Jahr 2020 – das bedeutet die weltweite 4 Milliarden E-Mail-Nutzer empfangen durchschnittlich 77 E-Mails pro Tag.

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, konkurriert diese Nachricht mit mehr als 70 anderen E-Mails. Benutzer öffnen und lesen nicht jeden Tag mehr als 70 E-Mails – sie wählen die interessantesten aus und der Rest wird gelöscht oder bleibt ungeöffnet.

Eine gut geschriebene Betreffzeile und Preheader-Text führen zu einer höheren Öffnungsrate. Dann liegt es an Ihrem E-Mail-Inhalt, Klicks zu erzielen und Conversions zu steigern.

Eingängiger Content führt zu Action

Befragte in unserem Bericht zum globalen Messaging-Engagement 2020 angegebener eingängiger/spaßiger Inhalt war das zweithäufigste einprägsame und klickbeeinflussende Element einer E-Mail (nach Rabatten/Angeboten).

Personalisierung war ebenso wichtig wie Layouts und Branding, aber gut geschriebene Inhalte übertrafen den Rest, wenn es darum ging, Handlungen zu beeinflussen.

Leser schauen immer zu

Webleser haben eine unheimliche Fähigkeit, grammatikalische Fehler und Tippfehler zu erkennen. Ernsthaft. Sie sind manchmal besser als ein hauptamtliches Redaktionsteam.

74 % der Webleser Achten Sie auf die Qualität der Grammatik und Rechtschreibung auf Ihrer Website und 59% Staat Sie werden sich nicht mit Unternehmen befassen, die im Internet offensichtliche Tippfehler und Fehler machen.

„Die Tatsache, dass ein so hoher Prozentsatz einem Unternehmen mit schlechter Rechtschreibung oder Grammatik nicht trauen würde, zeigt nur, wie wichtig es ist, dass Unternehmen jede Gelegenheit optimal nutzen“, sagt Richard Michie, Marketing– und Technologiedirektor bei Global Lingo.

„Sie haben nur kurze Zeit, um einen potenziellen Kunden zu beeindrucken, und wenn Ihre Website oder Anzeige [or email] voller grammatikalischer Fehler ist, wird dich nicht in ein günstiges Licht rücken.“

Nutzer bilden sich schnell eine starke Meinung

Nutzer geben nur aus durchschnittlich 5,59 Sekunden sich den schriftlichen Inhalt einer Website anzusehen, bevor Sie sich eine Meinung bilden und Maßnahmen ergreifen. Erwarten Sie, dass Ihre E-Mails noch weniger Zeit haben.

Wenn Ihr Empfänger den Inhalt scannt und er nicht zuschlägt, geht er zu etwas über, das dies tun wird. Jeder Absatz, Satz und Wort muss beabsichtigt sein. Mit weniger als 6 Sekunden Zeit können Sie es sich nicht leisten, nur das Beste zu liefern.

So schreiben Sie bessere E-Mails: 14+ Best Practices

1. Lernen Sie, E-Mail-Betreffzeilen wie ein Chef zu schreiben

Alles beginnt mit Ihrer E-Mail-Betreffzeile. Es spielt keine Rolle, wie großartig Ihre Inhalte, Rabatte oder Creatives sind – wenn die Betreffzeile nicht unwiderstehlich genug ist, um die Leser zum Klicken zu zwingen, wird sie niemand sehen.

Fassen Sie sich kurz: etwa 4 Wörter.

Unsere vergangene E-Mail-Daten enthüllte Empfänger bevorzugen kurze und süße Betreffzeilen. Fühlen Sie sich frei, mit längeren Wörtern zu experimentieren, aber ungefähr 4 Wörter sind ein guter Anfang.

Fügen Sie Ihrer Betreffzeile Intrigen oder einen CTA hinzu. Machen Sie Ihren Empfänger verfügen über um Ihre Nachricht zu öffnen, um zu sehen, was drin ist.

Gehen Sie jedoch vorsichtig mit den Ausrufezeichen um. Insgesamt sehen wir geringeres Engagement wenn Marken Ausrufe in ihren Betreffzeilen verwenden (20 % einmalige Öffnungsrate gegenüber 25 % ohne).

Und sage nicht das Offensichtliche. Sie haben nur eine begrenzte Anzahl von Charakteren, mit denen Sie in Ihrer Betreffzeile spielen können, also verschwenden Sie keine wertvollen Immobilien, indem Sie jemanden daran erinnern, dass es ein Verkauf am Black Friday, Cyber ​​Monday oder am Memorial Day ist – sie wissen, warum es einen Verkauf gibt. Unsere Daten zeigt, dass Betreffzeilen, die einen Einkaufsurlaub erwähnen, tendenziell schlechter abschneiden als solche, die dies nicht tun.

Brauchen Sie Inspiration? Kasse 39 E-Mail-Betreffzeilen, die unseren Posteingang erschütterten!

2. Vergiss deinen Vorschautext nicht

Textvorschau (auch bekannt als Preheader-Text) ist die Kopie direkt rechts neben Ihrer Betreffzeile. Wenn Sie es leer lassen, wird es von E-Mail-Dienstanbietern (ESPs) normalerweise automatisch mit Text oder HTML vom Anfang Ihrer E-Mail ausgefüllt, was oft so lautet: “Um diese E-Mail als Webseite anzuzeigen, klicken Sie hier.”

Dies ist eine erstklassige Immobilie (nach Ihrer Betreffzeile an zweiter Stelle), also verschwenden Sie sie nicht! Wenn Ihr Empfänger in Sekundenbruchteilen die Entscheidung trifft, Ihre E-Mail zu öffnen oder zur nächsten zu springen, ist dies der Text, der ihn in den Bereich „geöffnet“ bringen könnte.

Halten Sie diesen Text kurz und an Ihre Betreffzeile gebunden. Sehen Sie sich zum Beispiel dieses Beispiel von der Leiter an:

„Was würden Sie tun, wenn Sie einen Pinguin im Gefrierschrank finden würden?“ Das ist geradezu faszinierend genug, um mich dazu zu bringen, darauf zu klicken und die Antwort herauszufinden.

3. Wählen Sie den richtigen E-Mail-Absender

Wer die E-Mail kommt, ist kritisch. Unsere Forschung festgestellt, dass Verbraucher weltweit zustimmen, dass Der Absender ist der einflussreichste Faktor bei der Entscheidung, eine E-Mail zu öffnen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Adresse und einen Namen auswählen, die Ihre Empfänger erkennen. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Nachricht wahrscheinlich in den Spam-Ordner verschoben.

4. Schreiben Sie ein Intro, das es in sich hat

Fesseln Sie Ihren Leser von Anfang an mit einem kraftvollen ersten Satz! Einer starken Betreffzeile muss eine solide E-Mail-Kopie folgen, die den Empfänger durch den Rest der E-Mail führt.

Liefern Sie Ihre Betreffzeile und sehen Sie sich die Textversprechen so schnell wie möglich an. Wenn Sie beispielsweise in der Betreffzeile 50 % Rabatt beworben haben, lassen Sie Ihre Leser nicht die E-Mail durchsuchen, um das Angebot zu finden – machen Sie es klar und deutlich.

5. Konzentrieren Sie sich auf „above the fold“

Sie haben 8 Sekunden oder weniger um Ihr Publikum zu fesseln und zu binden – jedes Scrollen zählt. Gestalten Sie Ihre E-Mails so, dass Ihr Inhalt über dem Kopf genug liefert (ohne alles zu verraten), um Ihren Leser zum Weiterblättern zu verleiten.

Das ist leichter gesagt als getan – deshalb haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu geschrieben So gestalten Sie „above the fold“-Inhalte für ein überragendes Engagement.

6. Alles dreht sich um den Rabatt

Obwohl wir denken, dass Empfänger E-Mails aufgrund von Inhaltsstrategien, Markentreue und eleganten E-Mail-Designs öffnen, ist dies normalerweise nicht der Fall. E-Mail-Empfänger wollen Angebote.

Unsere Forschung festgestellt, dass Angebote und Rabatte die klickbeeinflussendsten (und einprägsamsten) Aspekte einer E-Mail sind. Hohe Rabatte (40 % oder mehr) gelten als legitimer und klickwürdiger.

Beim Marketing dreht sich alles um Geben und Nehmen – und Sie müssen hohe Rabatte abziehen, damit Ihre Kunden Ihnen ihr Geld geben.

7. Senden Sie nur, wenn Sie etwas zu sagen haben

Ihre Worte und E-Mails sollten Ihren Kunden einen Mehrwert bieten.

„Die Zustellbarkeit von E-Mails ist weitgehend selbsterfüllend“, sagt Dale Langley, Twilio SendGrid Deliverability Consulting Lead. „Wenn Sie Inhalte senden, die Ihr Publikum erhalten möchte und die es interessant findet, lernen die Algorithmen, dass Ihre E-Mail an den Posteingang zugestellt werden soll.“

“ICHWenn Sie E-Mails senden, die nicht angefordert wurden und keinen Wert liefern, reagieren Ihre Empfänger passiv oder negativ, und die Algorithmen, die die Filterung steuern, lernen, Ihre E-Mails an den Junk-Ordner zu senden. Natürlich gibt es noch andere Einflussfaktoren, die zum Erfolg von E-Mails beitragen, aber letztendlich wird es erfolgreich sein, wenn Sie E-Mails senden, die die Leute lieben.“

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie wichtige E-Mails in die Postfächer Ihrer Kunden in unserem aktueller Leitfaden zur Zustellbarkeit.

8. Trimmen Sie die Absicherung

Hedging bedeutet, Qualifizierer zu verwenden, um das zu untergraben, was Sie sagen, um höflicher oder weniger abrupt zu sein. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit „Ich denke, wir sollten…“ oder „Es wäre schön, wenn wir…“ beginnen, sind dies Fälle von Absicherung.

Diese einfachen Sätze mögen wie eine sichere Möglichkeit erscheinen, Ihre Gedanken auszudrücken, aber sie lassen Sie unsicher und unsicher aussehen. Entfernen Sie sie aus Ihrem E-Mail-Schreiben, damit Ihre E-Mails direkt zum Hauptpunkt gelangen.

9. Arbeiten Sie an Ihrer E-Mail-Signatur

Ihre E-Mail-Signatur ist eine wichtige Immobilie, insbesondere bei formellen E-Mails oder professionellen geschäftlichen E-Mails. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihren Pitch zu verfeinern, um den perfekten Elevator Pitch zu liefern.

Ihre E-Mail-Signatur kann mehr als eine Anrede oder eine einfache Abmeldung sein – sie kann Ihren Empfängern auch mehr Informationen geben und sie zum Handeln inspirieren.

Denken Sie an die Zeit, die Sie in die Gestaltung Ihrer Visitenkarten investieren. Sie wollten sicherstellen, dass Sie das perfekte Bild, die Kontaktinformationen und den CTA gefunden haben – machen Sie dasselbe mit Ihrer E-Mail-Signatur.

Hier zum Beispiel meine professionelle E-Mail-Signatur:

Wenn Sie möchten, können Sie auch Links zu sozialen Medien zu Ihren LinkedIn-, Twitter- oder Facebook-Profilen hinzufügen.

10. Halte es einfach

Verkomplizieren Sie Ihre E-Mails nicht mit mehreren CTAs oder großen Worten.

Schreiben Sie Ihre E-Mails auf einem Leseniveau der 3. Klasse.

Daten von Boomerang fanden heraus, dass E-Mails mit Leseniveau der 3.

Vereinfachen Sie Ihre E-Mails, wenn möglich, entfernen Sie Fachjargon, verwenden Sie Aufzählungszeichen und kürzen Sie den Flaum – dies wird Ihre Antwortrate verbessern.

11. Habe keine Angst davor, emotional zu werden

Manchmal versuchen wir, unsere E-Mails professionell, fast roboterhaft zu schreiben. Dies scheint jedoch bei den Rücklaufquoten nicht zu helfen. Daten von Boomerang fanden heraus, dass E-Mails mit Emotionen (sowohl positiv als auch negativ) 10-15% mehr Antworten hatten als neutrale E-Mails.

12. Experimentiere mit Emojis

Emojis können ein wenig polarisieren, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie nicht verwenden sollten. Unsere Forschung fanden heraus, dass jüngere Generationen im Allgemeinen für gelegentliche Emojis gut empfänglich sind, während ältere Generationen etwas zögerlicher sind.

Experimentieren Sie und sehen Sie, wie Ihr Publikum reagiert. Wenn Sie feststellen, dass Betreffzeilen mit Emojis tendenziell höhere Öffnungsraten erzielen, versuchen Sie es häufiger.

13. Schreiben Sie leistungsstarke CTAs

Bei all dem, was in einer E-Mail steckt, werden CTAs oft zu einer Nebensache. Dies sind jedoch die kritischsten Elemente Ihrer E-Mail – dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie Ihr Publikum tatsächlich dazu zwingen etwas tun mit Ihrer E-Mail-Nachricht.

Ob Sie möchten, dass Ihre Empfänger einen Anruf tätigen, eine Liste abonnieren, eine Telefonnummer eingeben oder sich für eine Veranstaltung anmelden – machen Sie deutlich, was Ihr Leser mit der E-Mail tun soll.

Polieren Sie Ihre CTAs bis zur Perfektion, um sicherzustellen, dass sie zum Handeln anregen. Benötigen Sie Hilfe beim Schreiben effektiverer E-Mail-CTAs? Werfen Sie einen Blick in unsere Leitfaden für E-Mail-A/B-Tests und Optimierung Ihres Call-to-Action.

14. Immer wieder Korrektur lesen

Wenn Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fertig sind, führen Sie sie durch eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung, um die häufigsten Fehler zu finden. Dann lesen Sie es noch einmal durch. Geben Sie es als Nächstes an einen Kollegen oder Freund weiter.

Nachdem Sie ein paar Augäpfel in Ihrer E-Mail gefunden haben, führen Sie einen richtigen E-Mail-Test durch. Twilio SendGrids E-Mail-Testtool geht über die Überprüfung der englischen Grammatik hinaus, um Bild- und Formatrendering, URL-Spam-Tests und Link-Validierung zu finden. Es stellt sicher, dass Ihre Empfänger Ihre E-Mails so erhalten, wie Sie sie entworfen haben.

Beginnen Sie mit dem Schreiben erstklassiger E-Mails

Setzen Sie diese Tipps in die Praxis um, und Sie sind auf dem besten Weg, jedes Mal beim ersten Mal herausragende E-Mails zu schreiben.

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