4 Tipps zur Organisation Ihrer Strategie

Jeder, der jemals eine Folge von MasterChef gesehen hat, hat wahrscheinlich gesehen, wie die Jury-Köche in der Show die Kandidaten wegen einer schmutzigen und überladenen Arbeitsplatte ausschimpften.

Dieser Grundsatz, die Arbeitsumgebung sauber und ordentlich zu halten, gilt nicht nur beim Kochen. Es gilt für jede Aktivität! Und vor allem, wenn es um geht Marketing- und Automatisierungsstrategien.

Daher ist die Planung von Marketing-Automation zum Organisieren und Dokumentieren von Prozessen schwer zu kultivieren, aber bereichernd.

Als ich zu Rock Content kam, hatte das Team rund 20 Mitarbeiter mit einem exklusiven Fokus auf ein einzelnes Produkt und einen einzigen Markt, den brasilianischen Markt.

Heute sind wir noch ein schlankes Team, aber wir haben vier Produkte und ein globale Präsenz, insbesondere in Brasilien, Mexiko und den Vereinigten Staaten (mit anderen Worten, drei Sprachen). Ohne die richtige Einrichtung wäre dies alles nicht möglich.

Wenn Sie wissen möchten, was ich auf dieser Wachstumsreise gelernt habe, und einen Blick hinter die Kulissen werfen möchten, ist es jetzt an der Zeit! Begleiten Sie mich zu unseren vier Tipps für die Planung der Marketing-Automatisierung!

Wie man die Planungsskala der Marketing-Automatisierung im Hinterkopf behält

Die Anpassung der Marketingautomatisierung ist eine der wichtigsten Funktionen dieser Art von Tools (und eine der am meisten geförderten Unternehmen, die solche Software verkaufen). Und das ist verständlich: Niemand möchte in ein Tool investieren, das nicht perfekt zu Ihrem Unternehmen passt oder Ihre Probleme löst.

Da jeder nach Belieben anpassen kann und es Hunderte oder sogar Tausende von Anwendungsfällen gibt, haben wir wenig Inhalt darüber gefunden, wie das Tool täglich verwendet wird, um die Planung und Organisation aller Daten und Informationen zu maximieren, die ein Marketingautomatisierungstool enthalten kann.

Hier bei Rock Content helfen wir Hunderten von Kunden bei ihren Marketingstrategien. Ich habe oft auf den Hubspot eines Kunden zugegriffen und konnte nicht verstehen, was dort vor sich ging, abhängig davon, dass jemand aus dem betreffenden Unternehmen das Ziel oder die Zielgruppe der E-Mails erklärte. Förderströme, Landingpages usw.

Dieses Durcheinander geht in die völlig entgegengesetzte Richtung der Mission dieser Tools! Bei der Marketingautomatisierung geht es darum, Zeit zu sparen, mit Ihrem Publikum zu sprechen und dabei auf seine Besonderheiten zu achten und Daten zu sammeln, um dies effektiver zu gestalten.

Da alles anpassbar ist, nutzen die Leute, die mit einem Marketing-Automation-Tool arbeiten, letztendlich den aktuellen Kontext und entwickeln in vielen Fällen nie Regeln oder Richtlinien, die den gesamten Inhalt des Tools organisieren.

Also, wie kann man dieses Ziel erreichen?

Ich gebe dir vier Tipps:

1. Organisieren Sie Ihre Kontakteigenschaften

Eine der Hauptfunktionen eines Marketingteams besteht darin, dem Verkaufsteam beim Verkauf zu helfen!

Um dies zu erreichen, ist die Abstimmung zwischen diesen beiden Teams unerlässlich. Und hier sollten Sie mit Ihrer Marketing-Automation-Planung beginnen: Welche Informationen benötigt Ihr Vertriebsteam IMMER?

Können sie verkaufen, wenn sie die Namen der Leute nicht kennen? Können sie verkaufen, ohne den Käufer kontaktieren zu können? Können sie verkaufen, ohne zu wissen, welche Produkte sie haben? Website-Besucher sind interessiert an?

Wie auch immer, diese Fragen sind nur ein paar Anregungen, um Ihr Denken zu leiten.

Hier bei Rock Content benötigt unser Vertriebsteam beispielsweise sechs obligatorische Informationen:

• Name – Für einen humaneren Kontakt;
• E-Mail – Um mit uns in Kontakt zu treten und lehrreiche oder informative Inhalte über unsere Produkte und Dienstleistungen zu teilen;
• Telefon – Um die Kommunikation zu erleichtern und auch humanere Kontakte zu knüpfen
• Unternehmenswebsite – Zur technischen Analyse der Leistung und Benutzererfahrung sowie zum besseren Verständnis des Profils und des Geschäfts potenzieller Kunden;
• Anzahl der Mitarbeiter – Für die interne Organisation, da wir der Meinung sind, dass die Unternehmensgröße einen großen Einfluss auf die Art der Probleme oder Probleme eines Unternehmens hat, und die Organisation unseres Prozesses um diese herum sorgt für bessere Erfolgsquoten;
• Praxisbereich – Für die interne Organisation, da wir je nach Branche unterschiedliche Angebote haben.

Wie ich bereits sagte, ist das von mir gebrachte Beispiel möglicherweise für Ihr Unternehmen nicht gültig (oder ist es möglicherweise). In jedem Fall ist es die Aufgabe des Marketing-Teams, mit dem Vertrieb zu sprechen und es herauszufinden.

Sobald Sie die Bedürfnisse des Vertriebsteams gedeckt haben, wiederholen Sie den Vorgang und denken Sie nur an das Marketingteam: Gibt es andere wichtige Informationen, um Ihre Strategien umzusetzen? Wenn ja, fügen Sie sie der Liste hinzu!

Andere wichtige Felder für das Geschäft von Rock Content sind beispielsweise die bevorzugte Sprache, der Kontaktstandort, das Produkt von Interesse, das Konversionsdatum, die Herkunft des Kontakts und der Konversionskanal.

Mit dieser erstellten Liste wissen Sie bereits, welche Informationen (Eigenschaften) für Ihren Marketingbetrieb unerlässlich sind und können:

• Erstellen Sie die benutzerdefinierten Felder, die Sie noch nicht haben, und beginnen Sie mit dem Sammeln und Analysieren dieser Informationen.
• Löschen Sie doppelte oder nicht verwendete Felder;

Bevor Sie ein nicht verwendetes Feld löschen, empfehle ich Ihnen, es zunächst im Titel zu deaktivieren. Füge zum Beispiel das Wort hinzu [DISABLED] oder [DISCONTINUED] an den Eigenschaftsnamen an, während Sie die Mitarbeiter in der Verwendung des neuen Felds oder Prozesses schulen.

Das ist es! Mit den angeordneten Eigenschaften können Sie jetzt einen weiteren typischen Prozess innerhalb des Marketing-Automatisierungstools optimieren: die Formularerstellung!

2. Organisieren Sie Ihre Formulare

Formulare dienen einer Vielzahl von Zwecken innerhalb einer vollständigen Automatisierungskonfiguration:

• Sie können sie innerhalb verwenden Startseiten oder auf Ihrer Website, um neue Informationen zu erfassen;
• Sie können sie nur erstellen, um einen internen Prozess zu erleichtern (z. B. möchte der Vertrieb Leads, die bei einer persönlichen Veranstaltung erfasst werden, in das Tool aufnehmen, damit das Marketing auch daran arbeiten kann);
• Sie integrieren sie mit anderen Tools, um eine Datenübertragung durchzuführen (z. B. Daten, die in einem interaktiven Inhalt innerhalb des Ion-Tools erfasst werden, das Rock Content verkauft, werden an Hubspot gesendet) usw.

Unabhängig von der Verwendung können Sie jetzt, da Sie wissen, welche Daten für Ihre Marketing- und Vertriebsprozesse unerlässlich sind, bereits alle Formulare in Ihrem Tool überprüfen.

An dieser Stelle finde ich es interessant zu kommunizieren, dass in einer digitalen Strategie weniger mehr ist! Je mehr Felder eine Person in einem Formular ausfüllen muss, desto niedriger ist Ihre Conversion-Rate.

Daher ist es wichtig, das Wesentliche zu kennen und nur das zu nutzen.

Die Aufgabe des Marketingteams besteht darin, dieses Szenario zu verstehen und Strategien zu entwickeln, die die Ergebnisse maximieren (und den jeweiligen Angeboten angemessen sind).

Es ist zum Beispiel nicht schön, eine Person zu bitten, Informationen wie Name, E-Mail, Adresse, ID, Geburtsdatum und einen Link zu allen sozialen Medien einzugeben, wenn Sie nur ein animiertes GIF von Kätzchen anbieten müssen!

Aber ich würde diese Informationen ausfüllen, um eine Reise auf die Malediven zu gewinnen (und das Formular stammte natürlich von einer zuverlässigen Firma!).

Ich weiß, dass ich ein ungewöhnliches Beispiel angeführt habe, aber die Idee hier ist, Sie zu einer strategischen Überlegung zu führen: Sind die Formulare, die Sie verwenden (oder verwenden möchten), angemessen mit den Informationen, die Sie benötigen, Ihrem Verkaufsprozess und dem Wert, den Sie bieten müssen? wer wird es ausfüllen?

Könnten Sie zwei Felder erfassen, diese Leads pflegen und sie zu einer Conversion führen, bei der sie weitere 2 oder 3 wichtige Informationen liefern würden? Denken Sie in jedem Fall darüber nach!

Und Sie fragen sich vielleicht: „Aber was ist die optimale Anzahl von Formularen?“ Und wieder haben wir hier das berühmte „Weniger ist mehr“!

Das Unternehmensumfeld ändert sich stark und ändert sich schnell. Wenn Sie für jeden Rich Content Ihres Unternehmens ein Formular erstellen, wie viele Formulare würden Sie in zwei Jahren haben?

Angenommen, Sie ändern Ihr Geschäftsmodell und aktualisieren die von den Formularen erfassten Felder. Wie viel Zeit würden Sie mit der Aktualisierung des Tools verbringen?

Und wie können Sie Informationen aus identischen Formularen zusammenführen, die nur das Angebot ändern?

Das war eine Lernerfahrung, die ich hier bei Rock Content erlebt habe. Wir hatten bereits spezielle Formulare für einige E-Books oder Webinare, dann haben wir diese Wartungsschwierigkeit bemerkt und ein universelles Formular für die Lead-Generierung (pro Sprache) erstellt.

Also wann Ich muss Daten analysieren, exportiere ich die Informationen auf einmal. Wenn wir Aktualisierungen für Eigenschaften haben, muss ich nur eine Änderung vornehmen und so weiter.

Natürlich besteht die Gefahr, dass wir mit dieser Form ein Problem haben und unsere Ergebnisse drastisch beeinträchtigen, aber wir behalten die Zahlen immer im Auge, da wir diese universellen Formen für alles verwenden. Und im Falle eines Problems ist es sehr einfach zu untersuchen.

3. Erstellen Sie einen Prozess zum Benennen von Dingen

Obwohl das Marketingteam von Rock Content immer noch schlank ist, haben wir die Rollen innerhalb des Teams geändert.

Früher hat sich eine einzelne Person darum gekümmert E-Mail Marketing weil wir nur eine Sprache (Portugiesisch) verwendet haben und die Aktionen auf ein einziges Produkt ausgerichtet waren. Heute nutzen mehr als sechs Personen diesen Kanal, um Leads oder MQLs (in verschiedenen Sprachen, zu verschiedenen Produkten) zu erfassen.

Früher kümmerte sich eine einzelne Person um reiche Materialien. Aktuell haben wir einen kompletten Kader.

Mit der Zunahme der an einem Prozess beteiligten Personen muss jeder verstehen, was getan wird. Dafür gibt es nichts Besseres, als Dinge klar und objektiv zu benennen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wurden befördert und müssen jemanden coachen, der Ihre vorherige Rolle übernimmt. Die Art und Weise, wie Sie Dinge benennen, sollte es ihnen erleichtern, sie zu lernen (und Ihnen beizubringen).

Die Regel, die ich mit meinem Team verwende, lautet: „Wie kann jemand durch bloßes Anschauen verstehen, worum es in dieser Liste, diesem Formular oder dieser Zielseite geht?“.

Vor diesem Hintergrund haben wir einige Best Practices für unseren Betrieb entwickelt, wie zum Beispiel:

• Fügen Sie am Anfang immer ein Tag mit der Sprache des Inhalts hinzu, z. B. [EN], [ES], oder [PT-BR];
• Geben Sie in Formularen und Workflows immer mit dem Tag an, in welcher Lebensphase sich der Kontakt befindet [SUBSCRIBER], [LEAD], [MQL];
• Folge-E-Mails (die den angeforderten Inhalt auf einer Zielseite liefern) müssen dieselbe ID wie die betreffende Zielseite enthalten;
• Wenn Sie eine spezielle Dankesseite verwenden, muss diese dieselbe ID wie die vorherige Zielseite haben.

4. ALLES standardisieren und dokumentieren!

So sehr ich auch ein Fan von sehr intuitiven Namen und Prozessen bin, einige Operationen sind für unser „einfaches“ menschliches Gehirn zu komplex oder zu detailliert.

Dokumentieren Sie daher alle Prozesse, Details und Best Practices Ihrer Marketing-Automatisierungsplanung.

Hier bei Rock Content verwenden wir beispielsweise ein Wiki, um all diese Informationen zu zentralisieren. Und dort habe ich einen speziellen Raum für das Team, in dem wir alle Prozesse erklären, die wir bereits erstellt haben:

• So senden Sie eine E-Mail.
• So erstellen Sie ein E-Book.
• So erstellen Sie eine Landingpage.
• Wie organisiere ich ein Webinar, welche Parameter im Link (UTMs) für die Inhaltswerbung zu verwenden sind.
• So bereinigen Sie eine Tabelle, bevor Sie sie in Hubspot importieren.

Wenn eine offizielle Dokumentation vorhanden ist, können (und sollten!) Sie die Nachricht so weit wie möglich verbreiten, damit jeder Zugang zu diesem Wissen hat. Überprüfen Sie nach diesem Vorgang, ob alle diese Richtlinien befolgen.

Immer wenn ich etwas außerhalb des Standards finde, rufe ich den Verantwortlichen auf Slack an, erkläre den Fehler, warum er für unseren Betrieb nicht geeignet ist und sende den Link zum Wiki mit der offiziellen Dokumentation zum späteren Nachschlagen.

Normalerweise versende ich die im Wiki dokumentierten Tutorials auch an neue Mitarbeiter in Mitarbeiterschulungen. Wenn sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung nicht befolgen können, ist die Dokumentation wahrscheinlich nicht gut gemacht und muss überprüft werden.

Und so bin ich auch für die Aktualität der Dokumentation verantwortlich.

Checkliste für Ihre Marketing Automation Planung

Kurz gesagt, um mit weniger mehr zu erreichen, müssen Sie für eine saubere, aufgeräumte und gut dokumentierte Arbeitsumgebung sorgen.

Wenn Sie Marie Kondo des Marketings berührt hat, finden Sie hier eine kurze Checkliste, um die Erkenntnisse des Tages zu festigen:

• Finden Sie heraus, welche Informationen für Ihr Marketingteam wichtig sind, erstellen Sie die Eigenschaften, die Ihre Automatisierung noch nicht hat, und löschen Sie diejenigen, die Sie nicht verwenden.
• Organisieren Sie die Formulare Ihres Teams nach dem Motto „weniger ist mehr!“. Je weniger Felder Sie haben, desto höher ist Ihre Conversion wahrscheinlich. Je weniger Formulare Sie haben, desto einfacher sind sie zu pflegen.
• Erstellen Sie einen Prozess zum Benennen von Importlisten, Segmentierung, E-Mails, Zielseiten und Workflows. Denken Sie daran: “Wie kann jemand durch bloßes Anschauen verstehen, worum es in dieser Liste, diesem Formular oder dieser Zielseite geht?”
• Standardisieren Sie Ihre Prozesse und dokumentieren Sie alles. Stellen Sie dann sicher, dass jeder Zugriff auf diese Dokumentation hat, halten Sie sie auf dem neuesten Stand und überprüfen Sie immer, ob alle Komponenten Ihrer Marketingautomatisierung dieser Dokumentation folgen.

Ich hoffe, dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Ordnung zu schaffen und die Automatisierungsplanung Ihres Teams zu vereinfachen. Und wenn du noch andere Tipps kennst, teile sie mir gerne in den Kommentaren mit!